La presente informativa viene resa da AFS Group srl rispetto ai trattamenti di dati personali dalla stessa effettuati attraverso l’apposito canale di segnalazioni delle violazioni di illeciti o irregolarità, c.d. Whistleblowing. Se la segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione con la Società, tale informativa deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro.

Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?L’ AFS Group srl, con sede legale in Roma, Via Lorenzo Magalotti 15, d’ora innanzi “Titolare del trattamento”, o “Titolare”, tutela la riservatezza dei tuoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
Il Titolare mette in pratica a tal fine adeguate misure tecniche ed organizzative riguardanti la raccolta, l’utilizzo dei dati personali e l’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile.
Il Titolare di conseguenza ha cura di aggiornare i regolamenti e le procedure adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali. Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate; i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono i seguenti:
Avv.to Danilo Quaglini – [email protected]

Quali sono le basi giuridiche del trattamento?
Il Titolare effettua il trattamento in base a esigenze di:
• adempimento di obblighi di legge: gestione del procedimento di Whistleblowing, secondo quanto previsto dalla Legge 30 novembre 2017, n. 179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

Quali sono le finalità del trattamento?
Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate al fine di assicurare:
1) la corretta e completa gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia whistleblowing;
2) le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti;
3) la tutela in giudizio di un diritto del Titolare del trattamento;
4) la risposta ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria o Autorità alla stessa assimilata.

Come raccoglie e tratta i dati il Titolare?
Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni da te fornite attraverso l’inserimento delle stesse sul canale Whistleblowing presente sul sito aziendale.
Le informazioni raccolte riguardano:
• dati anagrafici del segnalante (nome, cognome);
• dati identificativi del segnalante (codice fiscale);
• dati anagrafici del/i segnalato/i (nome, cognome).
Che cosa succede se non fornisci i dati?
Il conferimento dei dati del segnalante è obbligatorio nella “segnalazione nominativa”. Un eventuale rifiuto al conferimento dei dati nella “segnalazione nominativa” comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alla segnalazione da te avanzata.
Il conferimento dei dati del segnalante è facoltativo nella “segnalazione anonima”.

A chi possono essere comunicati i dati?
La comunicazione dei dati personali raccolti avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti la gestione della segnalazione, nonché per rispondere a determinati obblighi di legge.
In particolare la trasmissione potrà avvenire nei confronti di:
a) responsabile Whistleblowing individuato dal Titolare;
b) società incaricata per la gestione della piattaforma, nella sua qualità di Responsabile Esterno ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 GDPR;
c) consulenti esterni (per es. studi legali) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione;
d) funzioni aziendali coinvolte nell’attività di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni;
e) responsabile/i della/e funzione/i interessata/e dalla segnalazione;
f) posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione;
g) istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative;
h) organismo di vigilanza.
I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti diversi da quelli sopra individuati.

Dove saranno trasferiti i tuoi dati?
Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali verso all’estero verso paesi terzi.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?
Il trattamento dei dati che ti riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti digitali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.
Il Titolare, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, verifica periodicamente che:
• le misure di sicurezza tecniche ed organizzative relative agli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati siano efficaci, in buono stato e costantemente aggiornate;
• i tuoi dati non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati oltre il necessario;
• i tuoi dati siano conservati con adeguate garanzie di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti;
• i tuoi dati siano conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della segnalazione da te avanzata ed in particolare non oltre il tempo preventivamente prestabilito.
In particolare i dati personali raccolti sono conservati per un periodo non superiore a dieci anni, decorrenti dalla data di ricezione della Segnalazione, nonché per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinare, penale, contabile).
È fatta salva la conservazione per un periodo superiore in relazione a richieste della pubblica autorità pubbliche e dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. È fatta salva la conservazione dei dati personali, anche particolari, per un periodo superiore, nei limiti del termine di prescrizione dei diritti, in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di
difesa in caso di controversie.

Quali sono i tuoi diritti?
Compatibilmente con le finalità ed i limiti stabiliti per il trattamento dei dati personali che ti riguardano, i diritti che ti sono riconosciuti per consentirti di avere sempre il controllo dei tuoi dati sono:
• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità.
I tuoi diritti ti sono garantiti senza oneri e formalità particolari per la richiesta del loro esercizio che si intende essenzialmente a titolo gratuito. Tu hai diritto:
• ad ottenere una copia, anche in formato elettronico, dei dati di cui hai chiesto l’accesso.
In caso dovessi richiedere ulteriori copie, il Titolare può addebitarti un contributo spese
ragionevole;
• ad ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o anche l’aggiornamento e la rettifica dei tuoi dati personali e che alla tua richiesta si adeguino anche i terzi/destinatari nell’eventualità ricevano i tuoi dati, a meno che non prevalgano motivi legittimi superiori rispetto a quelli che hanno determinato la tua richiesta;
• ad ottenere ogni comunicazione utile in merito alle attività svolta a seguito dell’esercizio dei tuoi diritti senza ritardo e comunque, entro un mese dalla tua richiesta, salvo proroga, motivata, fino a due mesi che ti dovrà essere debitamente comunicata.
Ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy (in attuazione dell’articolo 23 del GDPR), si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:
• sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano
il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi
dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;
• in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con
le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa
l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame,
nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta potrai rivolgerti all’indirizzo:
[email protected]

A chi puoi proporre reclamo?
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, puoi presentare un reclamo
all’autorità di controllo competente ovvero all’Autorità Garante per la protezione dati personali.
Informativa aggiornata a: dicembre 2023